Gérer vos déplacements professionnels avec des solutions adaptées

de | octobre 28, 2019
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Pour une entreprise, les frais liés aux déplacements de ses membres représentent un coût hors production. Il est donc important de les minimiser au maximum. Souvent, ce défi peut être un vrai parcours de combattant. Pour le simplifier, il existe plusieurs solutions qui permettent de gérer les déplacements professionnels de chaque collaborateur.

Les solutions pour les voyages d’affaires

L’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise comme la carte logée ou la carte virtuelle répond à votre question : comment simplifier la gestion de ses déplacements professionnels ? Avec la carte corporate, ce sont des solutions de paiements qui aident le travel manager à gérer les dépenses liées aux déplacements de ces collaborateurs.

Ces types de cartes simplifient les démarches à faire pour la préparation d’un voyage. Généralement, l’aboutissement d’un voyage résulte d’une longue et fastidieuse organisation. Cela prend du temps et demande l’exécution de plusieurs tâches. Avec une carte bancaire pour entreprise, les démarches de réservation d’hôtel sont simplifiées. Les collaborateurs se responsabilisent. Ils n’ont plus à faire des dépenses inutiles ou extravagantes pouvant nuire à la trésorerie de l’entreprise. Le manager peut contrôler le montant contenu dans la carte. Il peut définir le type de prestataire auprès duquel le collaborateur doit se rendre. De sorte qu’aucune dépense inutile comme l’annulation d’une réservation ne soit visible.

La centralisation de paiement pour piloter les facturations

La centralisation de paiement est une solution parfaite pour les managers ayant plusieurs collaborateurs à gérer au cours d’un voyage. C’est un système qui l’aide à réaliser plusieurs réservations avec un seul interlocuteur. Cette méthode lui procure automatiquement une seule facturation.

La carte logée fait partie des systèmes de paiement qui permet d’interagir avec un seul prestataire. Ce dernier se charge de régler les différents fournisseurs qui sont choisis par l’entreprise. Il va les payer au fur et à mesure des réservations qui sont enregistrées et honorées au nom de l’entreprise.

C’est le garant du respect de la politique de voyage de l’entreprise ou le PVE

Mettre en place une politique de voyage est une bonne chose. Toutefois, il faut encore parvenir à l’honorer. Autrement, c’est se donner de la peine pour rien. Pour que cette PVE soit appliquée par l’ensemble des collaborateurs, il faut adopter un bon système qui régule sans faille la moindre dépense.

La carte virtuelle permet de réserver un voyage d’affaires au préalable. Cela va de la réservation du vol, vers celui de l’hôtel et du fournisseur qui doit entrer en contact avec le collaborateur. Programmée de la sorte, aucune dépense inutile ne peut se faire.

Pour faire face à d’éventuelles dépenses imprévues, le manager peut fixer un plafond et établir des règles spécifiques aux dépenses à faire. De cette façon, aucune surprise n’est possible une fois que le collaborateur est en déplacement.

Cela permet d’éliminer toutes formes de fraudes

Il arrive que les réservations qui sont effectuées pour un voyage d’affaires soient sujettes à des fraudes. L’insécurité lors du règlement de la démarche vient se rajouter aux soucis. En optant pour une carte professionnelle comme une carte logée, vous évitez tout cela. Aucune fraude n’est possible, les dépenses se font directement auprès de l’établissement hôtelier. De cette façon, aucun surcoût ni dépense inutile ne peut être fait.

Ce type de carte dispose d’un système de règlement différé. Cela permet au manger ou au travel manager de vérifier les éventuelles failles du système. Si une erreur est constatée, il peut s’opposer au paiement sans preuve solide à l’appui qui justifie la dépense.

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